มีหลากหลาย วิธีในการปฏิบัติต่อลูกค้าที่กำลังมีอารมณ์โกรธ สำหรับบทความนี้ เป็นแนวทางหนึ่ง ที่ Agent สามารถนำไปปรับใช้ ในขณะให้บริการลูกค้าได้
1. Agent จะต้องเป็นผู้รับฟังที่ดี อดทนในการฟังอย่างใจเย็น เข้าใจและเห็นใจ
2. ตั้งสติ และควบคุมอารมณ์ของตนเอง ให้สงบให้ได้ก่อน แล้วจะทำให้สามารถมองเห็นวิธีการในการปฏิบัติต่อลูกค้าให้ลดความโกรธลงได้
3. ห้ามโต้แย้ง เถียง หรือปฏิเสธ แต่ต้องกล่าวแสดงความเห็นใจ เพื่อให้ลูกค้าทราบว่า เรากำลังตั้งใจฟังและพร้อมที่จะให้ความช่วยเหลือตลอดเวลา
4. กรณีที่สาเหตุของความโกรธเป็นเหตุการณ์ที่ยังไม่สิ้นสุด ให้พยายามชี้แจงข้อขัดข้อง และแจ้งให้ลูกค้าทราบถึงความคืบหน้าที่จะพึงกระทำได้ เพื่อช่วยแก้ไขปัญหาโดยไม่รีรอ หากต้องใช้เวลา ให้แจ้งลูกค้าถึงขั้นตอนในความพยายามที่จะเร่งให้ความช่วยเหลือ และอย่าลืมขอหมายเลขโทรศัพท์ที่จะสะดวกในการติดต่อกลับ
5. กรณีที่สาเหตุของความโกรธ เป็นเหตุการณ์ที่ผ่านไปแล้ว ให้อดทนรับฟัง หรือขออภัยในความผิดพลาดที่เกิดขึ้น พร้อมกับแจ้งให้ทราบถึงแนวทางปฏิบัติที่จะป้องกันมิให้เกิดปัญหาขึ้นอีกใน ครั้งต่อไป
6. พยายามสังเกตอารมณ์ลูกค้า และระมัดระวังไม่ใช้ถ้อยคำที่จะทำให้อารมณ์โกรธทวีความรุนแรงขึ้น
บทความ :
Thailand Call Center Academy
คู่มือ Contact Center & Management
หลักสูตรที่เกี่ยวข้อง :
- หลักสูตร เทคนิคการสื่อสารประสานงาน และรับเรื่องร้องเรียนลูกค้าทางโทรศัพท์อย่างมืออาชีพ
(Professional Complaint Handling & Communication Technique)
- หลักสูตร ทักษะการรับมือ และจัดการเรื่องร้องเรียนของลูกค้าขั้นวิกฤติ..ในสภาวการณ์ที่ยุ่งยาก
(Crisis Complaint Management with Difficult Situation & People)
- หลักสูตร Social Media : เทคนิคการสื่อสารและการเขียน-ตอบผ่านทาง Social Media (Line & Facebook)
(Professional Communication On Social Media)
Update : Thursday, 28 March 2019